Где лежит оригинал вашего договора аренды? Если на ответ нужно больше минуты — этот текст для вас. Реестр договоров — обычная таблица, но она экономит часы поиска и не даёт пропустить, когда договор заканчивается или пора платить. Собирается за один вечер.
Зачем нужен реестр
- Найти любой договор за минуту — по контрагенту, дате или предмету.
- Не пропустить окончание срока, автоматическое продление и даты оплаты.
- Знать, где оригинал: в папке, у юриста, у контрагента на подписи.
- Показать проверяющему или банку полный список обязательств компании.
- Передать дела новому сотруднику без «расскажу на словах».
Шаг 1. Всё в одно место
Соберите все договоры, дополнительные соглашения и акты в одну папку — бумажную и электронную. Электронные копии сканируйте целиком, с подписями и печатями, и называйте по единой формуле: дата — контрагент — тип — номер. Например: 2026-09-18_Альфа_Договор_Д-014.pdf. Дата в начале в формате ГГГГ-ММ-ДД — и файлы сами встают по порядку.
Шаг 2. Таблица из девяти колонок
| Колонка | Что записывать |
|---|---|
| № в реестре | Сквозной номер компании: Д-2026-001, Д-2026-002… |
| Дата | Дата подписания |
| Контрагент | Название и БИН/ИИН |
| Предмет | Коротко: аренда офиса, поставка мебели, услуги связи |
| Сумма | Цена договора и валюта, с НДС или без |
| Срок действия | Дата окончания; отметка об автопродлении |
| Ответственный | Кто в компании отвечает за исполнение |
| Где оригинал | Папка №, у контрагента, в электронном виде с ЭЦП |
| Статус | Действует, исполнен, расторгнут, на подписании |
Шаг 3. Единая нумерация
Свой номер получает каждый договор, включая те, где номер уже присвоил контрагент: его номер записывается в предмет или отдельную колонку, а в реестре остаётся ваш. Дополнительные соглашения нумеруются от номера основного договора: Д-2026-014/ДС-1.
Шаг 4. Колонка «Напомнить»
Добавьте колонку с датой за 30 дней до окончания договора и настройте условное форматирование: строка подсвечивается, когда дата подходит. В Google Таблицах можно поставить уведомление на почту. Раз в неделю просматривайте подсвеченные строки — это занимает пять минут.
Шаг 5. Главное правило
Нет номера в реестре — нет подписи. Договор попадает в таблицу до того, как его подписал директор, а не после. Иначе любая таблица забрасывается через месяц: подписали, положили в стопку, забыли. Правило работает, если директор сам его соблюдает.
Что дальше
Через месяц ведения реестра вы будете знать все обязательства компании и их сроки. Следующий шаг — журнал входящих и исходящих документов, чтобы так же контролировать письма, уведомления и запросы: «Документооборот в небольшой компании». Если нет времени вести самим — бизнес-администрирование: настроим реестр, обучим сотрудников и будем вести его за вас.