«У нас есть бухгалтер, значит, с цифрами всё в порядке» — самое дорогое заблуждение собственника небольшой компании. Бухгалтерия отвечает налоговой на вопрос «сколько заплатить». На вопросы «где мы зарабатываем, где теряем и хватит ли денег на следующий месяц» она не отвечает — не потому что бухгалтер плохой, а потому что у налогового учёта другая задача. Для этих вопросов нужен управленческий учёт.
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского
| Бухгалтерский (налоговый) учёт | Управленческий учёт | |
|---|---|---|
| Для кого | Налоговая, банк, госорганы | Собственник и руководители |
| Правила | Налоговый кодекс, стандарты | Правила компании: как удобно принимать решения |
| Детализация | По счетам учёта | По направлениям, продуктам, точкам, клиентам |
| Периодичность | Квартал, год | Неделя, месяц |
| Главный вопрос | Сколько налогов | Где прибыль и где деньги |
Три отчёта, с которых начинают
1. Отчёт о прибылях и убытках (P&L)
Доходы минус расходы за месяц — с разбивкой по направлениям. Показывает, зарабатывает ли бизнес в целом и каждое направление в отдельности. Расходы делятся на переменные (зависят от объёма: закупка, доставка, комиссии) и постоянные (аренда, оклады, связь). Разница между выручкой и переменными расходами — маржа; она показывает, сколько каждое направление приносит на покрытие постоянных расходов.
2. Отчёт о движении денег (ДДС)
Сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось — по неделям. P&L может показывать прибыль, а денег на зарплату не быть, потому что клиенты платят с отсрочкой, а поставщикам заплачено вперёд. ДДС отвечает на вопрос «доживём ли до 25 числа» и планирует платежи на месяц вперёд.
3. Дебиторка и кредиторка
Кто и сколько должен вам, кому и когда должны вы, с датами и просрочками. Обычно самая быстрая «находка»: в компаниях, которые никогда не сводили дебиторку, выясняется, что клиенты должны сумму, равную двум–трём месячным зарплатным фондам.
Какие показатели смотреть каждый месяц
- Выручка и маржа по направлениям — растут или падают, и за счёт чего.
- Доля постоянных расходов в выручке — «сколько нужно продать, чтобы выйти в ноль» (точка безубыточности).
- Остаток денег и прогноз на 4 недели вперёд.
- Просроченная дебиторка — сумма и топ-5 должников.
- Один–два показателя своего бизнеса: средний чек, загрузка, выработка на сотрудника, себестоимость часа.
Как собрать без программиста
- Определите структуру. Список направлений и статей расходов — не больше 20–30 строк, иначе отчёт никто не читает.
- Источники данных. Выгрузка из 1С (продажи, закупки, зарплата), выписка банка, данные CRM или кассы. Раз в месяц, по одному файлу на источник.
- Одна таблица. В Google Таблицах или Excel: лист с данными, лист с правилами разнесения по статьям, лист с отчётом. Формулы делают остальное.
- Комментарий. Три–пять строк: что изменилось и почему. Цифры без комментария — это просто цифры.
- Регулярность. Первый отчёт займёт две недели, дальше — два–три часа в месяц. Отчёт, который делается нерегулярно, не работает.
Пример. Компания с тремя направлениями считала, что зарабатывает на всех. После разнесения расходов оказалось, что одно из них работает в минус и держится за счёт двух других. Решение — поднять цены — приняли за одну встречу. Без цифр этот разговор мог длиться год.
Если собирать самим некому — делаем управленческую отчётность на аутсорсинге: от 50 000 ₸ в месяц, первый отчёт через одну–две недели. Для клиентов на бухгалтерском сопровождении — со скидкой, потому что данные уже у нас.